Abstract

Background: The rise of digital technology has revolutionized local governance by enhancing efficiency and transparency. Specific Background: In this context, the E-Buddy application facilitates the digital management of official correspondence, yet its effectiveness has not been thoroughly examined. Knowledge Gap: Current literature lacks a detailed analysis of the communication dynamics and bureaucratic structures affecting the success of such digital systems. Aims: This study investigates the implementation of the E-Buddy application, emphasizing communication, resource allocation, executor disposition, and bureaucratic structure. Results: Findings reveal that the application's effectiveness is undermined by limited feature utilization and insufficient adherence to standard operating procedures (SOPs), resulting in miscommunication and inefficiencies. Novelty: The research underscores the importance of effective communication and structured SOPs in optimizing digital systems in governance. Implications: The study recommends enhancing training and establishing clear SOPs to improve implementation outcomes and contribute to more effective governance.

Highlights :

• Effective communication is crucial for successful implementation.
• Insufficient adherence to SOPs hampers operational efficiency.
• Training and support enhance user engagement and application effectiveness.

Keywords: Digital Governance, E-Buddy Application, Implementation, Communication, Bureaucratic Structure

Pendahuluan

Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Perkembangan informasi pun sudah merambat ke era digital, informasi yang dahulu masih diolah dengan cara konvensional sekarang telah dikelola dengan teknologi komputer, data-data yang dulu hanya diolah dan disimpan dalam arsip berupa buku (Paper Base), kini sudah di olah dengan sistem komputer dan disimpan dalam bentuk file digital. Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work) selain surat, formulir dan laporan .

Secara umum, bidang administrasi berupa pengelolaan surat menyurat menjadi hal mendasar dalam setiap pelaksanaannya, sehingga membutuhkan proses pengelolaan secara cepat, tepat dan tertata. Sebagaimana menurut penerapan sistem kerja baru berbasis teknologi digitalisasi memberikan dampak terhadap peningkatan efisiensi pekerjaan dalam pengelolaan administrasi perkantoran. Surat dinas merupakan jenis surat yang berisi berbagai informasi kedinasan termasuk penyampaian naskah dinas, pemberitahuan, peryataan, permintaan dan hal kedinasan lainnya kepada pihak luar. Menurut KBBI, surat dinas merupakan surat yang dikirimkan secara langsung oleh kantor pemerintahan dan bebas biaya. Selain itu, surat dinas merupakan alat komunikasi resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam instansi, lembaga, organisasi maupun perusahaan bisa dijadikan sebagai bukti historis yang mengingatkan akan kegiatan yang pernah dilakukan oleh lembaga terkait. Karena perannya yang sangat penting maka dibutuhkan aplikasi surat menyurat yang mendukung.

Aplikasi surat menyurat dinas menjadi solusi yang menjawab berbagai kebutuhan surat menyurat di berbagai lembaga dan instansi. Adanya aplikasi surat menyurat memudahkan proses korespondensi surat dinas sekaligus pengelolaan hingga pengarsipan surat. Sesuai dengan UU Nomor, 23 Tahun 2014 mengenai Pemerintahan Daerah memberikan hak wewenang dan kewajiban untuk mengurus urusan pemerintahan daerah sendiri. Salah satu bentuk penyelenggaraan pemerintahan secara elektronik yang dilaksanakan oleh pemerintah Kabupaten Sidoarjo dalam bidang pelayanan publik melalui dinas KOMINFO (Komunikasi dan Informatika).

E-Buddy Sidoarjo merupakan salah satu produk berupa aplikasi surat menyurat sebagai bentuk penerapan e-Government di Kabupaten Sidoarjo. Selain merupakan aplikasi surat menyurat, E-Buddy juga dikembangkan untuk memanajemen ASN yang ada di OPD Kabupaten Sidoarjo mulai dari absensi hingga kegiatan rapat. Aplikasi ini juga membantu pengolahan informasi yang ada melalui integrasi satu data dalam sebuah dashboard, sehingga instansi lain di bawahnya dapat lebih mudah melihat aktivitas ataupun kegiatan secara lebih transparan yang salah satunya bertujuan untuk memudahkan dan mempercepat kegiatan surat menyurat dinas. Kebutuhan administrasi terfasilitasi dengan lebih efektif melalui adanya aplikasi E-Buddy. Landasan hukum dibuatnya aplikasi E-Buddy didasarkan pada Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 30 Tahun 2020 Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik.

Figure 1.Halaman Login Website E-Buddy

Salah satu Desa yang telah menerapkan penggunaan aplikasi E-Buddy Sidoarjo yakni Desa Kedungrejo, Kecamatan Jabon, dalam penerapannya aplikasi tersebut digunakan pada pengelolaan surat menyurat dinas yang masuk dan keluar, kemudian digunakan juga untuk mendisposisi surat dan digunakan sebagai media untuk pencatatan presensi kehadiran aparatur Pemerintah Desa. Aplikasi ini dioperasikan oleh 1 (satu) admin di desa. Adapun dalam pelaksanaannya apabila ada surat masuk dari OPD lain untuk pemerintah Desa Kedungrejo maka surat tersebut secara otomatis terkirim pada akun E-Buddy Pemerintah Desa Kedungrejo yang dimana akses admin yang bertanggung jawab ialah Kaur Tu dan Umum, kemudian jika terdapat surat masuk dari OPD lainnya, hal yang selanjutnya dilakukan adalah mendisposisikan surat tersebut kepada Kepala Desa dan Sekretaris Desa, untuk bagian disposisi hanya bisa dilakukan oleh admin yang dimana hal tersebut merupakan tanggung jawab Kaur TU dan Umum.

Dalam aplikasi E-Buddy Sidoarjo, terdapat 3 (tiga) menu utama, yakni, surat masuk, surat keluar dan presesnsi, menu surat masuk digunakan Admin E-Buddy untuk untuk surat keluar setiap instansi memiliki konsep tersendiri atau bisa juga dengan template yang dapat di download dengan file berektensi .docx di dalam aplikasi E-Buddy dan operator bisa memanfaatkan Microsoft Word untuk merubah konteks surat sesuai dengan konsep surat yang akan dibuat. Pada pengiriman surat keluar, surat harus terformat .docx agar dapat terupload di E-Buddy yang dimana didalamnya disertakan nomor dan barcode tanda tangan elektronik sesuai dengan format dari surat E-Buddy. Adapun rekap data Surat masuk, surat keluar mapun presensi pada Pemerintah Desa Kedungrejo, Kecamatan Jabon periode 2022 dan 2023 sebagaimana data berikut ini :

Data pada Tabel 1 menunjukkan bahwa Pemerintah Desa Kedungrejo Kecamatan Jabon telah menggunakan aplikasi E-Buddy Sidoarjo sejak tahun 2022 hingga saat ini sebagai sarana pengelolaan surat masuk, surat keluar maupun presensi kehadiran pegawai, namun dalam praktek penggunaan aplikasi tersebut menemukan kendala yang dihadapi. mulai dari keterbatasan SDM hingga kelemahan dari system, namun seluruh pegawai tetap mengusahakan untuk menggunakan aplikasi tersebut.

Penggunaan teknologi modern dalam administrasi dan ketatausahaan dapat membantu memudahkan proses pengelolaan surat-menyurat dan meningkatkan efisiensi organisasi. Implementasi teknologi modern dalam administrasi memungkinkan proses pengelolaan surat-menyurat, termasuk surat dinas, dapat diselesaikan secara cepat dan akurat. Selain itu, teknologi aplikasi dapat membantu meningkatkan kualitas produktivitas kerja dan membantu pemerintah serta instansi swasta dalam menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efektif.. beberapa hal yang mempengaruhi pelaksanaan kebijakan publik meliputi empat unsur utama yaitu komunikasi, sumberdaya, disposisi serta struktur birokrasi George Edward III dalam (Mening Subekti, 2017) . Dalam penelitian ini, model G Edward III akan digunakan untuk mengetahui bagimana implementasi pengelolaan surat dinas berbasis digital melalui aplikasi E-Buddy, adapun hasil dari implementasi aplikasi E-Buddydimasing-masing OPD terdapat pada penelitian terdahulu sebagai berikut.

Penelitian yang dilakukan oleh Adinda Kristyanita Yefani, M. Mas’ud Said, Suyeno pada tahun 2021 . Yang berjudul Implementasi E-SURADI (Surat Digital) Dalam Mewujudkan Good Governance di Kota Malang. Penelitian ini mempunyai tujuan mengetahui implementasi e-suradi (surat digital) dalam mewujudkan good governance di Kota Malang pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Malang beserta faktor-faktor yang mempengaruhi implementasi e-suradi tersebut, metode yang digunakan pada penelitian ini yaitu kualitatif deskriptif , Adapun hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa implementasi e-suradi yang berada di Kota Malang sudah sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh George C. Edward III karena sudah memenuhi keempat variable dalam model implementasi kebijakan yang sudah diisyaratkan dalam hal pelaksanaan seperti halnya komunikasi, sumberdaya, disposisi atau sikap pelaksana dan struktur birokrasi. Selain itu e-suradi juga sudah sesuai dengan prinsip-pinsip dari good governance. Persamaan pada penelitian ini yakni menggunakan teor penelitian yang sama yaitu model Gorge Edward III Adapun perbedaannya yaitu lokasi dan lingkup penelitian dimana penelitihan terdahulu dilakukan pada lingkup pemerintah kota sedangkan penelitian ii lebih berfokus pada linkup pemerintah desa.

Penelitian yang dilakukan oleh An Nisa Nur Amalia, Afifudin, Hayat pada tahun 2019 yang berjudul Impelemntasi E-Documen Dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar (Studi Kasus Kebijakan UU No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik di Bagian Umum Balai Kota Malang, Jawa Timur). Penelitian ini bertujan untuk mendapatkan hasil dengan pengelolaan surat masuk keluar dengan menggunakan e-dokumen. Apalagi perkembangan teknologi jaman sekarang sudah tidak diragukan lagi, banyak berbagai macam teknologi canggih yang bisa digunakan manusia agar pekerjaan menjadi lebih mudah. Penelitian ini menggunakan peelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, adaon hasil dari penelitian ini enunjukkan bahwa pentingnya pengelolaan surat dengan berbasis tekonologi yang modern, ditambah dengan banyaknya surat masuk yang datang dituntut pengelolaannya harus semaksimal mungkin.

Penelitian yang dilakukan oleh Mochammad Nizar Frhansyah, Heru Irianto, Ali Fahmi (2022) yang berjudul Implementasi Aplikasi E-Surat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya . Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan penggunaan aplikasi E-Surat dalam pelaksanaan system disposisi online di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya. Penelitian ini menggunkan metode kualitatif dengan tipe deskriptif, dan hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Pihak kedinasan dan juga pemerintah kota surabaya telah mengimplementasikan E-Surat dalam birokrasi Internal dan pengelolaan tata kedinasan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya dalam mengimplementasikan penggunaan aplikasi E-Surat telah melakukan berbagai bentuk kegiatan guna mendukung kelancaran kebijakan sistem E-Surat. Salah satunya adalah melakukan kegiatan dengan membiasakan menggunakan Disposisi dan juga penggunaan aplikasi surat Nota Dinas Digital.

Berdasarkan observasi penulis yang dilakukan di Kantor Desa Kedungrejo menunjukkan bahwa pengggunaan aplikasi E-BuddySidoarjo masih mnemui kendala terutama dalam sistem pendisposisian surat masuk yang lebih memnafaatkan fittur Chatting melalui aplikasi Whatsapp Grub, beberapa faktor diketahui dapat mempengaruhi hal tersebut diantaranya kurangnya kegiatan sosialisasi maupun bimbingan teknis secara merata terhadap para pengguna aplikasi E-Buddy Sidoarjo dan kualitas sumber daya manusia yang kurang kompeten, denga demikian penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang implementasi Pengelolaan Surat Dinas Berbasis Digital Melalui Aplikasi E-Buddy Sidoarjo di Desa Kedungrejo Kecamatan Jabon.

Metode

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan deskritif dengan menggunakan jenis penelitian kualitatif yang dilakukan di Pemerintah Desa Kedungrejo Kecamatan Jabon, Kabupaten Sidoarjo. Sampel informan dalam penelitian ini dipilih menggunakan teknik purposiv sampling, informan yang terlibat dalam penelitian ini adalah Kasubbag Umum dan Kepegawaian Kecamatan Jabon, dan Kepala Desa yang mempunyai keterkaitan dengan aplikasi E-Buddy Sidoarjo. Adapun fokus penelitian ini adalah implementasi pengelolaan surat dinas berbasis digital melalui Aplikasi E-Buddy Sidoarjo di Desa Kedngrejo Kecamatan Jabon. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan metode observasi, wawancara dan dokumentasi. Penelitian ini menggunakan teknik analisis data kualitatif dengan model interaktif Miles & Hubberman sebagai pedoman. Model ini meliputi beberapa tahapan, mulai dari pengumpulan data (data collection), reduksi data (data reduction), penyajian data (data display) dari hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi, serta penarikan kesimpulan (conclusion drawing/verification) sebagai jawaban dari perumusan masalah kajian implementasi Pengelolaan Surat Dinas Berbasis Digital Melalui Aplikasi E-Buddy Sidoarjo di Desa Kedungrejo Kecamatan Jabon. Peneliti menggunakan model interaktif Miles & Hubberman karena model ini dapat membantu dalam mengelola data kualitatif dan menyajikan hasil penelitian secara sistematis dan terstruktur.

Hasil dan Pembahasan

Untuk mengetahui implementasi Pengelolaan Surat Dinas Berbasis Digital Melalui Aplikasi E-Buddy Sidoarjo ini, penulis menggunakan teori model implementasi kebijakan dari George C. Edward II dimana terdapat empat variable yang dapat mempengaruhi kinerja implementasi, Adapun variable tersebut yakni : Komunikasi, Sumberdaya, Disposisi atau Pelaksana, dan Struktur Birokrasi. Dari keempat variable model implementasi kebijakan ini guna untuk mengatur pelaksanaan implementasi pengelolaan surat dinas melalui aplikasi E-Buddy Sidoarjo. Hal ini dapat diukur atau dilihat mulai dari :

A. Komunikasi Komunikasi merupakan salah satu unsur yang erat kaitannya dengan keberhasilan suatu penerapan kebijakan. Edward III menyatakan bahwa kebijakan publik akan berhasil dilaksanakan dengan baik dan efektif apabila terdapat komunikasi yang efektif antara pelaksana kebijakan atau program dengan para pemangku kepentingan. Komunikasi erat kaitannya dengan penyampaian sebuah informasi, hal ini perlu disampaikan kepada implementator ata pelaku kebijakan agar mereka dapat memahamu sesuatu yang menjadi isi, arah tujuan, serta kelompok target kebijakan, sehingga para pelaksana isi kebijakan bisa menyiapkan berbagai hal yang memiliki hubungan dengan pelaksanaan kebijakan dega tujuan agar proses implenetasi kebijaan ini berjalan sesuai renana tujuan dan berjalan dengan efektif. Adapun dalam implementasi aplikasi E-Buddy Sidoarjo di Desa Kedungrejo telah berjalan dengan baik namun belum optimal, hal ini disebabkan karena kurangnya pemanfaatan fitur disposisi surat yang ada pada aplikasi E-Buddy Sidoarjo sebagai sarana penerus informasi kepada pihak yang dibebankan tugas, sehingga hal ini tidak jarang menjadikan sebuah masalah atau miscommunication. Adapun upaya yang dapat dilakukan yakni dengan melaksanakan kegiatan sosialisasi dan bimbingan teknis kepada seluruh pengguna aplikasi E-Buddy Sidoarjo.

Figure 2.Bimtek implementasi aplikasi E-Buddy di Lingkungan Pemerintah Kab . Sidoarjo

Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Fatukhah selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian diperoleh bahwa “memangtidakmudahuntukberadaptasidengansebuahperubahan, sepertikitaketahuibersamajikaselamainikitamenggunakan system pengelolaansuratdinassecara manual itucukupmembutuhkanenergilebihya,tentunyauntukmengawalpenggunaanaplikasiini yang jelassetiaptahunakankitaagendakankegiatan monitoring dan evaluasiE-BuddySidoarjokesemuadesa yang ada di KecamatanJabon”.

Figure 3.Monev implementasi aplikasi E-Buddy Sidoarjo oleh Pemerintah Kecamatan Jabon

Dengan adanya monitoring dan evaluasi ini diharapkan bagi unsur pemerintah desa juga segera beradaptasi atas penerapan sebuah kebijakan, hal ini tentu juga membutuhkan dukungan dari berbagai pihak [14] tidak terkecuali oleh Kepala Desa Kedungrejo, bapak Yahya Dahari, S.H yang menyatakan “saya menyambut gembira dengan adanya kegiatan bimtek maupun monev dari pemerintah daerah terkait penerapan penggunaan E-Buddy Siodarjo ini, sudah menjadi hal yang wajar apabila kita diawal masih belum terlalu faham betul, kami harap kegiatan ini dapat terus dilaksanakan sebagai salah satu saran untuk kita berkomunikasi demi kemajuan PemerintahKabupatenSidoarjo”. Dari pernyataan tersebut menunjukkan bahwa Pemerintah Desa Kedungrejo secara bertahap mempunyai kemauan untuk menerapkan penggnaan aplikasi E-Buddy Sidoarjo sebagai sarana pengelolaan surat dinas.

Aplikasi surat digital tentunya memanfaatkan teknolog informasi yang dalam penerapannya pasti berhubungan dengan jaringan internet. Menurut hasil wawancara oleh Kepala Desa Kedungrejo bahwa “salah satu kendala yang kami rasakan saat ini mungkin keterbatasan jaringan internet”. Implementasi Aplikasi E-BuddySidoarjo sebagai sarana pengelolaan surat dinas di Desa Kedungrejo sebenarnya sudah didukung baik oleh Kepala Desa, namun masih didapati kendala yang telah disebutkan oleh Bapak Yahya Dahari S.H yakni terkendala oleh jaringan internet sehingga ini dapat mempengaruhi dari beberapa aspek, misalkan terjadinya kesalahan dalam penerimaan informasi pada saat kegiatan bimtek maupun sosialisasi secara online dan pemrosesan surat masuk dan keluar, serta proses penginputan presensi kehadiran pegawai. Hal ini selaras dengan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh I. U. C. Etri (2021) [8] yang berjudul Implementasi E-SURADI (Surat Digital) Dalam Mewujudkan Good Governance di Kota Malang yang menyatakan bahwa setiap kebijakan dapat dijalankan dengan baik apabia terjadi komunikasi yang efektif oleh Pemerintah Daerah kepada seluruh OPD,

B. Sumber Daya Sumber daya yang dimaksud disini ialah meliputi ketersediaan staf (tenaga kerja) dan fasilitas fisik (fasilitas sarana dan prasarana) yang secara langsung dapat mendukung proses implementasi kebijakan. Dari hasil wawancara yang dilakukan dengan Bapak Yahya Dahari, S.H selaku Kepala Desa Kedungrejo diperoleh bahwa “untuk ketersediaan sumber daya manusia, di Desa Kedungrejo ini bisa dibilang kurang ya, karena yang cukup mumpuni disini hanya setengah dari jumlah perangkat desa, untuk sisanya bergantung kepada teman-teman yang mampu, namun untuk ketersediaan sarana dan prasarana kita sangat mencukupi, karena disetiap ruangan terdapat computer yang dapat beroprasi, jaringan internet juga lumayan lancar” .Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahu bahwa masih terdapat kendala dalam penggunaan aplikasi E-BuddySidoarjo terutama dari ketersediaan Sumber Daya Manusianya.

Penentuan Kriteria Sumber Daya Manusia seagai pelaksana aplikasi E-Buddy tidak mempunyai banyak kualifikasi Tidak ada Batasan umur, pria maupun wanita dapat mengoprasikan aplikasi tersebut asalkan mempunyai latar belakang teknologi komunikasi dan informasi serta dapat mengoprasikan computer. Hal ini dapat dikatakan sebagai ketidak efektifan karena pada kenataannya masih ada SDM yang saat ini tidak memiliki latar belakang kemampuan untuk hanya mengoprasikan computer, ini dapat terjadi karena masih terdapat ASN yang mempunyai usia yang dapat dikatakan sudah tidak produktif. Hal ini selaras dengan pernyataan narasumber Ibu Fatukhah selaku Ksubbag Umum dan Kepegawaian Kecamatan Jabon yang menyatakan bahwa “untuklebihoptimalnya kit acari SDM yang bertugassebagai operator E-Buddyuntukdesaitu yang mudasaja, karenamerekamasihmelekteknologi”. Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 98 Tahun 2022 Tentang Pedoman Penyusunan Anggaran Pedapatan dan Belanja Desa Tahun 2023 hanya mengatur tentang tugas pokok operator E-BuddySidoarjo yang dibebankan kepada Kaur TU dan Umum Desa, tanpa disertai persyaratan atau ketentuan lain sebagai syarat untuk menjadi operator E-BuddySidoarjo.

Untuk sumber daya fisik yang dalam hal ini dapat dikatankan sebagai ketersediaan sarana dan prasarana menjadi salah satu hal penting juga dalam penerapan sebuah kebijakan, seperti yang dijelaskan dalam penelitian terdahulu oleh Bestaria R. K. Bestari And T. Tukiman yang berjudul “Kinerja Kantor Kelurahan Karangpilang Kecamatan Karang Pilang Kota Surabaya dalam Memberikan Pelayanan Administrasi Kependudukan”, yang menyatakan bahwa sarana prasarana merupakan komponen tambahan guna mencapai tujuan yang diharapkan. Terkait dengan ketersediaan fasilitas dalam pelaksanaan aplikasi E-Buddy yang dilakukan oleh Pemerintah Desa Kedungrejo, sudah cukup memadai. Hal ini didukung oleh tersedianya komputer, mesin print, dan pendingin ruangan berupa AC pada ruang administrasi maupun diruangan yang lain. Aplikasi E- BuddySidoarjo ini tidak serta merta bergantung dengan fasilitas berupa computer karena aplikasi ini juga dapat diakses secara mudang dengan menggunakan HP yang berbasis android.

C. Disposisi atau Sikap Pelaksana

Dalam pelaksanaan suatu kebijakan, dibutuhkan implementator yang memunyai kemampuan serta kemauan yang kuat agar dapat melaksanakan suatu kebijakan. Dalam impelmentasi Pengelolaan Surat Dinas Berbasis Digital Melalui Aplikasi E-Buddy Sidoarjo di Desa Kedungrejo Kecamatan Jabon dapat dilihat dari sikap pelaksana yang merespon positif dengan adanya penerapan sebuah kebijkan ini, karena dengan adanya aplikasi E-Buddy Sidoarjo kegiata surat menyurat kedinasan menjadi lebih mudah dan efektif, dengan menggunakan aplikasi E-Buddy Sidoarjo pelayanan dapat berjalan dengan cepat karena tidak perlu menungggu tanda tangan kepala desa ataupun mencar keberadaaan kepala desa, karena dengan aplikasi ini sudah menggunakan tanda tangan digital,

Respon positif ini disampaikan oleh Kepala Desa Kedungrejo Bapak Yahya Dahari yang mengaakan bahwa “Kami sebearnya sangat terbantu degan adanya aplikasi E-Buddy Sidoarjo ini, terutama dalam hal surat meyurat, perubahan yang sangat jelas dapat kita lihat adalah dari yang dulu kita menerima surat dari kecamatan yang berupa selembaran kertas sekarang cukup dengan mengakses apikasi E-Buddy Sidoarjo ini kita sudah dapat menegetahuinya, yang kedua dalam hal pelayanan di desa apabila ada warga yang membutuhkan tandatangan saya, sudah tidak perlu mencari cari saya cukup dengan tandatangan elektronik melalui aplikasi E-Buddy ini, pelayanan selesai” Dari peryataan tersebut sangat jelas terlihat kesiapan sikap Pemerintah Desa Kedungrejo dalam mendukung implementasi aplikasi E-BuddySidoarjo ini.

Kepala Desa Kedungrejo juga menyampaikan pada sast wawancara terkait kendala yang ditemui pada saat penerapan kebijakan tersebut yakni “terlepas dari kemudahannya aplikasi ini saya rasa belum dapat diterima oleh seluruh pengguna, karena adab eberapa fitur di aplikasi ini yang tidak dapat dimanfaatkan dengan baik oleh penggunanya, misalkan fitru disposisi yang sudah jelas ini digunakan untuk saya menugaskan bawahan saya, namun sering kali mereka tidak memberikan tindak lanjut” Peneliti menemukan bahwa selama ini fitur disposisi yang ada pada aplikasi E-BudySidoarjo tidak digunakan dengan baik oleh pemerintah desa kedungrejo dalam pengelolaan surat masuk, melainkan system disposisi surat masuk dilakukan didalam WhatsappGrub.

Figure 4.Disposisi Surat Masuk

Selain dari kurangnya kemampuan sumber daya manusia hal ini ternyata uga dapat dipengaruhi oleh sering terjadinya server error dari apilikasi E-Buddysehingga admin harus mendownload surat masuk untuk disampaikan ke Kepala Desa untuk selanjutnya agar ditindaklanjuti sesuai dengan tugas masing-masing perangkat desa. George Edward III dalam penelitian terdahulu oleh An Nisa Nur Amalia, Afifudin, Hayat (2019) yang berjudul Impelemntasi E-Documen Dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar (Studi Kasus Kebijakan UU No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik di Bagian Umum Balai Kota Malang, Jawa Timur) menyatakan bahwa Disposisi atau sikap para pelaksana kebijakan memegang peranan penting dalam menentukan sukses atau tidaknya pelaksanaan suatu kebijakan.

D. Struktur Birokrasi

Pemahaman terhadap stuktur birokrasi atau organisasi dapat diartikan sebagai pola hubungan kewenangan dan koordinasi diantara pihak pelaksana dengan implementor kebijakan. Pemerintah Kabupaten Sidoarjo hingga seluruh OPD saling berkoordinasi dan menjalankan fungsi perannya masing-masing dengan baik terkait jalannya aplikasi E-Buddy Sidoarjo ini. Menurut Edward III, struktur birokrasi adalah faktor keempat dalam pelaksanaan kebijakan. Struktur birokrasi terdiri dari dua aspek yaitu mekanisme atau standar operasional prosedur (SOP) dan struktur organisasi atau pembagian kerja. SOP berfungsi agar proses di dalam birokrasi dapat berjalan secara konsisten, efektif, dan efisien, sehingga tidak bertentangan dengan peraturan yang ada.

Berdasarkan penelitian dilapangan diketahui bahwa aparatur Pemerintah Desa Kedungrejo kurang memperhatikan Standrat Oprasional Sistem (SOP) dalam pelaksanaan kebijakan terkait penggunaan aplikasi E-BuddySidoarjo khususnya daam pemrosesan surat dinas, yang hanya menyelaraskan dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing aparatur pemerintah desa. Pemerintah Desa Kedungrejo tidak menyediakan SOP yang khusus dalam penerapan E-BuddySidoarjo ini meskipun dengan demikian dalam pelaksanaanya penggunaan aplikasi E-BuddySidoarjo ini tetap berpedoman pada Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 30 tahun 2020 Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik , di mana pengiriman naskah dinas elektronik harus menggunakan aplikasi surat elektronik dengan alamat URL .

Hal ini didukung dengan hasil wawancara dengan narasumber Kasubbag Umum dan Kepegawaian Kecamatan Jabon bahwa “sebagai upaya komitmen kita utuk menjalankan aplikasi E-Buddy Sidoarjo ini kita usahakan selalu memonitoring dan mengevaluasi melalui berbagai media, seperti kita ada grub whatsapp yang anggotanya terdiri khusus operator aplikasiE-Buddy, dan kunjungan kedesa setiap dua kali dalam satutahun”. Berdasarkan hasil wawancara tersebut pemahaman struktur birokrasi atau organisasi dalam implementasi kebijakan dapat dilakukan melalui penyusunan SOP dan pembagian kerja yang tepat. Pemerintah Desa Kedungrejo harus menciptakan SOP yang jelas dan sesuai dengan Prinsip Good Governance dalam penggunaan aplikasi E-Buddy. Selain itu, aplikasi E-Buddy juga harus diawasi dengan baik untuk memastikan pelaksanaan kebijakan yang efektif [14]. Penelitian yang dilakukan oleh Adinda Kristyanita Yefani, M. Mas’ud Said, Suyeno pada tahun 2021 yang berjudul Implementasi E-SURADI (Surat Digital) Dalam Mewujudkan Good Governance di Kota Malang juga menyatakan bahwa struktur birokrasi merupakan salah satu faktor yang berpegaruh terhadap efektivitas implementasi, apabila struktur birokrasi tidak kondusif terhadap implementasi suatu kebijakan maka akan menyebabkan ketidak efektifitasan dan dapat menghambat jalannya sebuah pelaksanaan kebijakan [15].

Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian mengenai Implementasi Pengelolaan Surat Dinas Berbasis Digital Melalui Aplikasi E-Buddy Sidoarjo di Desa Kedungrejo Kecamatan Jabon, penulis dapat menyipulkan bahwa Implementasi aplikasi E-Buddy Sidoarjo sudah dilakukan dengan baik, namun untuk indikator komunikasi masih ada beberapa kekurangan seperti minimnya kegiatan yang dapat menunjang penyampaian informasi terkait aplikasi E-buddy Sidoarjo ini seperti bimbingan teknis maupun konsistensi dalam penggunaan aplikasi dalam penyampaian informasi surat dinas karena penyampaian informasi lebih cenderung memanfaatkan fitur whatsapp grub daripada fitur disposisi yang telah tersedia pada aplikasi E-Buddy Sidoarjo. Untuk indikator sumber daya manusia yang dalam hal ini dapat dikatakan sebagai pengguna aplikasi E-Buddy Sidoarjo ini masih terdapat setengah dari jumlah keseluruhan aparatur pemerintah desa kedungrejo yang mampu menggunakan aplikasi E-Buddy Sidoarjo ini dengan baik sehingga hal ini berpengaruh terhadap indikator disposisi atau sikap pelaksana yang dapat menyulitkan bagi kepala desa untuk meneruskan informasi apabila menerima surat masuk, sedangkan untuk sumberdaya peralatan sudah memadai namun masih terdapat kendala terkait akses internet. Selanjutn yaitu indikator struktur birokrasi, Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 30 Tahun 2020 Tentang Naskah Dinas Eletronik telah diterapkan di Pemerintahan Desa Kedungrejo yang sekaligus menekankan peran Kepala Desa sebagai apartur tertinggi dalam koordinasi yang terbentuk. Pasal 26 Ayat 2 UU Nomor 6 Tentang Desa [15] yang menyatakan bahwa Kepala Desa berwenang mengangkat dan memberhentikan Aparatur Pemerintah Desa ini menjadi dasar bagi Ppemerintah Desa Kedungrejo dalam hal pengangkatan birokrasi serta hal ini juga menjadi dasar untuk aparatur pemerintah Desa tidak melanggar aturan yang ada.

References