Gambar 1. Flowchart Pengelolaan Persediaan Bahan Baku Sumber: CV Gemilang Ratabata

Berikut disajikan flowchart yang dirancang untuk menggambarkan proses pengelolaan dan pencatatan persediaan bahan baku pada CV Gemilang Ratabata. Flowchart ini mencakup tahapan pengecekan stok dan stock opname, purchase request (PR), pembelian bahan baku, penerimaan barang, pencatatan persediaan berbasis kartu stock dan spreadsheet, serta pengawasan dan rekonsiliasi persediaan. Penyajian bagan alir ini bertujuan untuk mempermudah pemahaman terhadap alur pengelolaan persediaan sekaligus menjadi dasar dalam menganalisis peran sistem pencatatan tersebut dalam mendukung pengendalian internal perusahaan.

2.Penerapan Pengelolaan dan Pencatatan Persediaan Bahan Baku

Pengelolaan dan pencatatan bahan baku merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan secara sistematis, mulai dari perencanaan hingga pencatatan penggunaan dan pengeluaran bahan baku, dengan tujuan menjaga ketersediaan persediaan, mencegah terjadinya kehilangan, serta mendukung pelaksanaan pengendalian internal yang efektif [27]. Pengelolaan dan pencatatan persediaan bahan baku di CV Gemilang Ratabata masih menggunakan sistem semi manual berupa kartu stock dan spreadsheet. Berdasarkan hasil wawancara dengan Manager Operasional, "Penerapan pengelolaan dan pencatatan persediaan bahan baku diawali dengan mereka melakukan pengecekan stok pada dry stock. Apabila persediaan mendekati batas minimum, masing-masing head mengajukan purchase request (PR), lalu bagian purchasing melakukan pemesanan kepada supllier. Saat bahan baku diterima, dilakukan pemeriksaan kesesuaian jenis, jumlah, dan kualitas barang dengan PR serta faktur pembelian sebelum disimpan di dry stock dan dicatat pada kartu stock sebagai barang masuk (stock in). Selanjutnya, bagian kitchen dan bar menggunakan bahan baku sesuai standar resep serta mencatat setiap pengeluaran pada kartu stock sebagai barang keluar (stock out). Data pada kartu stock kemudian direkap ke dalam spreadsheet setiap minggu untuk memudahkan pemantauan persediaan dan menjadi dasar pengadaan berikutnya. Koordinator lapangan melakukan pengawasan

terhadap penggunaan dan pencatatan persediaan, sedangkan bagian finance menggunakan rekap spreadsheet beserta dokumen pendukung, seperti PR, faktur pembelian, dan bukti penerimaan barang, untuk melakukan pencatatan, rekonsiliasi dengan hasil stock opname, serta menyusun laporan keuangan. Apabila ditemukan selisih antara data dan stok fisik, dilakukan penelusuran dan penyesuaian agar data persediaan tetap akurat." (Petikan wawancara dengan AB).

Tenaga ahli akademis memaparkan "Dalam pengelolaan persediaan, yang paling penting bukan hanya bagaimana perusahaan mencatat persediaan, tetapi bagaimana informasi tersebut digunakan untuk mengendalikan aktivitas operasional. Kartu stock dan spreadsheet dapat membantu perusahaan memperoleh informasi mengenai jumlah persediaan yang tersedia, tingkat penggunaan bahan baku, serta kebutuhan pengadaan pada periode berikutnya. Apabila pencatatan dilakukan secara rutin dan didukung dengan pengawasan yang baik, maka sistem tersebut sudah dapat memberikan kontribusi yang signifikan terhadap efektivitas pengendalian internal. Selain itu, komunikasi yang baik antara bagian operasional, purchasing, dan keuangan juga menjadi faktor penting agar data persediaan yang dihasilkan tetap akurat dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen." (Petikan wawancara dengan HE).

Pengelolaan dan pencatatan persediaan bahan baku pada CV Gemilang Ratabata telah memanfaatkan kartu stock dan spreadsheet sebagai sarana pencatatan, pemantauan, dan pengendalian persediaan. Sistem ini didukung oleh pembagian tugas yang jelas antara bagian operasional, purchasing, finance, dan koordinator lapangan sehingga proses penggunaan, pengadaan, pencatatan, dan pengawasan bahan baku dapat berjalan sesuai fungsinya. Namun, karena masih menggunakan sistem semi-manual, efektivitasnya sangat bergantung pada ketelitian dan kedisiplinan karyawan dalam melakukan pencatatan. Keterlambatan pembaruan data saat operasional sedang padat masih berpotensi menimbulkan perbedaan antara data administrasi dan kondisi fisik persediaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu meningkatkan konsistensi pencatatan, monitoring, dan verifikasi data secara berkala agar keakuratan informasi persediaan serta efektivitas pengendalian internal tetap terjaga.

3.Prosedur Pengelolaan dan Pembelian Persediaan Bahan Baku

Prosedur pengelolaan dan pembelian persediaan bahan baku merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memastikan ketersediaan bahan baku dalam menunjang kegiatan operasional pada perusahaan [28]. Prosedur ini mencakup berbagai tahapan mulai dari identifikasi kebutuhan bahan baku hingga pencatatan persediaan sebagai bentuk pengendalian. Pada CV Gemilang Ratabata, prosedur pengelolaan dan pembelian persediaan bahan baku dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu pengecekan persediaan, pengajuan pembelian, pemesanan kepada pemasok, penerimaan bahan baku, penyimpanan, dan pencatatan persediaan. Adapun tahapan-tahapan tersebut dijelaskan sebagai berikut:

a.Pengecekan Stok dan Stock Opname

Pengelolaan persediaan bahan baku di CV Gemilang Ratabata diawali dengan kegiatan pemantauan ketersediaan stok yang dilakukan oleh masing-masing bagian operasional. Berdasarkan wawancara dengan Head Bar “Prosedur pengelolaan persediaan bahan baku diawali dengan pengecekan stok pada dry stock untuk mengetahui jumlah persediaan yang masih tersedia. Jika stok mendekati batas minimum, saya mengajukan Purchase Request (PR) sebagai dasar pembelian bahan baku. Setiap bahan baku yang diterima maupun digunakan kemudian dicatat pada kartu stock menggunakan sistem stock in dan stock out agar setiap pergerakan persediaan mereka pantau dengan baik. Selanjutnya, dilakukan stock opname setiap minggu dengan membandingkan jumlah stok fisik di dry stock dengan data pada kartu stock untuk memastikan kesesuaiannya. Hasil stock opname kemudian direkap ke dalam spreadsheet sehingga data persediaan lebih mudah dipantau, menjadi dasar perencanaan pembelian periode berikutnya, serta mendukung pengendalian persediaan agar tetap akurat.” (Petikan wawancara dengan AK).

Tenaga ahli akademis "Secara teori, kegiatan pengecekan stok dan stock opname merupakan bagian penting dalam pengelolaan persediaan karena berfungsi untuk memastikan kesesuaian antara data yang tercatat dengan kondisi fisik persediaan yang sebenarnya. Oleh karena itu, perusahaan dapat mengetahui jumlah persediaan yang tersedia serta mendeteksi adanya selisih atau kesalahan pencatatan sejak dini. Penggunaan kartu stock dan spreadsheet dapat membantu proses pengawasan karena informasi persediaan tersusun lebih rapi dan mudah dipantau. Selain itu, adanya rekapitulasi data persediaan yang dilakukan secara berkala dapat menjadi dasar dalam merencanakan kebutuhan bahan baku pada periode berikutnya sehingga perusahaan dapat menghindari risiko kekurangan maupun kelebihan persediaan. Namun, efektivitas sistem tersebut sangat bergantung pada kedisiplinan karyawan dalam melakukan pencatatan dan konsistensi pelaksanaan stock opname sebagai bentuk pemeriksaan terhadap keakuratan data persediaan." (Petikan wawancara dengan HE).

Keberadaan kartu stock, stock opname, dan spreadsheet memberikan kemudahan bagi CV Gemilang Ratabata dalam mengendalikan persediaan bahan baku yang digunakan selama kegiatan operasional. Melalui pencatatan dan pemeriksaan yang dilakukan secara rutin, perusahaan dapat mengetahui kondisi stok yang tersedia serta memantau penggunaan bahan baku pada setiap bagian. Informasi yang diperoleh dari hasil pencatatan tersebut kemudian

dimanfaatkan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebutuhan pembelian sehingga ketersediaan bahan baku tetap terjaga sesuai kebutuhan operasional. Di sisi lain, pelaksanaan stock opname secara berkala juga membantu perusahaan dalam mengidentifikasi adanya perbedaan antara jumlah persediaan yang tercatat dengan kondisi fisik yang sebenarnya. Namun, karena sistem yang digunakan masih mengandalkan pencatatan semi manual, keakuratan data sangat dipengaruhi oleh konsistensi pelaksanaan pencatatan oleh setiap bagian yang terlibat. Apabila pencatatan tidak dilakukan secara tepat waktu atau terjadi kelalaian dalam penginputan data, maka kemungkinan terjadinya selisih persediaan akan semakin besar. Oleh sebab itu, pengawasan yang konsisten dan evaluasi terhadap data persediaan perlu terus dilakukan agar informasi yang dihasilkan tetap dapat dipercaya. Secara umum, mekanisme pengelolaan persediaan yang diterapkan perusahaan telah membantu menjaga ketersediaan bahan baku sekaligus mendukung pelaksanaan pengendalian internal dalam kegiatan operasional perusahaan.

b.Proses Purchase Request (PR)

Proses pengecekan dan evaluasi persediaan ketika sudah dilakukan, masing-masing bagian operasional menyusun dokumen purchase request (PR) sebagai dasar pengajuan kebutuhan bahan baku kepada bagian purchasing. Berdasarkan wawancara dengan bagian Head Kitchen, “proses purchase request (PR) dilakukan setiap minggu (H-1) setelah dilakukan pengecekan stok di dry stock dan perhitungan kebutuhan bahan baku selama tujuh hari ke depan. Jika terdapat bahan baku yang diperkirakan tidak mencukupi, mereka menyusun dokumen PR yang berisi nama bahan baku, jumlah yang dibutuhkan, dan keterangan pendukung. Setelah diperiksa kembali, PR diserahkan kepada bagian purchasing untuk diteruskan kepada bagian finance guna dilakukan verifikasi. Setelah disetujui, purchasing melakukan pemesanan kepada supplier. Seluruh transaksi mereka setiap pembelian kemudian direkap dalam spreadsheet setiap bulan sehingga menghasilkan mutasi pembelian berdasarkan masing-masing supplier. Sementara itu, bagian finance menerima salinan PR sebagai dokumen pendukung dalam pengendalian dan pencatatan transaksi pembelian”(Petikan wawancara dengan SR).

Bagian finance menambahkan “Penentuan nominal pembelian bahan baku saya lihat dari sisa stok yang tersedia pada dry store, kemudian mempertimbangkan kebutuhan operasional, estimasi penggunaan, serta masa simpan bahan baku. Lalu, Purchase Request (PR) dari masing-masing bagian dijadikan dasar oleh bagian purchasing untuk melakukan pembelian sehingga ketersediaan bahan baku tetap terjaga, sekaligus menghindari pemborosan dan penumpukan stok bahan baku.” (Petikan wawancara dengan FM).

Tenaga ahli akademisi memaparkan "Secara teoritis, purchase request berfungsi sebagai instrumen perencanaan dan pengendalian dalam siklus persediaan. Dokumen ini membantu perusahaan menentukan kebutuhan pembelian secara lebih terukur berdasarkan data penggunaan dan kondisi persediaan yang tersedia. Dengan adanya purchase request, proses pengadaan menjadi lebih terkontrol karena setiap pembelian didasarkan pada kebutuhan yang telah dianalisis sebelumnya, sehingga dapat meminimalkan pembelian yang tidak diperlukan serta meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan." (Petikan wawancara dengan HE).

Proses Purchase Request (PR) yang diterapkan oleh CV Gemilang Ratabata menunjukkan bahwa perencanaan kebutuhan bahan baku dilakukan secara sistematis berdasarkan hasil pengecekan persediaan di dry stock dan estimasi kebutuhan operasional untuk periode berikutnya. Penyusunan PR oleh masing-masing bagian operasional menjadi dasar bagi bagian purchasing dalam melakukan pemesanan kepada supplier, sehingga pembelian bahan baku dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, salinan PR yang diterima oleh bagian finance berfungsi sebagai dokumen pendukung dalam proses pengendalian dan pencatatan transaksi pembelian. Adanya koordinasi antara bagian operasional, purchasing, dan finance mencerminkan pembagian tugas yang mendukung efektivitas pengelolaan persediaan. Namun, keberhasilan prosedur ini tetap bergantung pada ketepatan hasil pengecekan stok dan keakuratan data persediaan yang digunakan sebagai dasar penyusunan PR. Oleh karena itu, pencatatan persediaan perlu dilakukan secara konsisten agar keputusan pembelian lebih tepat, sehingga dapat mengurangi risiko kekurangan maupun kelebihan stok serta mendukung kelancaran operasional perusahaan.

c.Pengajuan dan Pengecekan Purchase Request (PR)

Sebelum pemesanan bahan baku dilakukan kepada supplier, perusahaan terlebih dahulu melakukan verifikasi terhadap dokumen Purchase Request (PR) yang telah diajukan oleh masing-masing bagian. Bagian Purchasing menjelaskan “Proses pengajuan dan pengecekan dokumen Purchase Request (PR) yang telah disusun oleh mereka menjadi dasar saya untuk melakukan pengecekan sebelum pemesanan bahan baku kepada supplier. Selanjutnya, saya membandingkan PR dengan sisa stok yang tersedia pada dry store serta kebutuhan penggunaan pada periode berikutnya untuk menentukan jumlah pembelian yang sesuai. Dengan ini, pembelian bahan baku dapat dilakukan secara efisien agar ketersediaan persediaan tetap terjaga dan tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan stok.” (Petikan wawancara dengan RD).

Tenaga ahli akademis memaparkan "Dalam pengelolaan persediaan, setiap purchase request perlu melalui proses verifikasi terlebih dahulu untuk memastikan bahwa kebutuhan yang diajukan benar-benar sesuai dengan kondisi operasional perusahaan. Proses ini penting untuk mencegah pembelian yang berlebihan, mengurangi risiko pemborosan anggaran, serta memastikan penggunaan dana dilakukan secara tepat. Keterlibatan bagian purchasing

dan finance dalam verifikasi juga menunjukkan adanya pengendalian internal melalui pemisahan fungsi, sehingga transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan dapat lebih terjaga." (Petikan wawancara dengan HE).

Proses verifikasi purchase request yang diterapkan pada CV Gemilang Ratabata menunjukkan bahwa perusahaan telah menerapkan mekanisme pengendalian dalam aktivitas pengadaan bahan baku. Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian purchasing dan finance membantu memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai kebutuhan serta mempertimbangkan kemampuan anggaran perusahaan. Praktik tersebut juga mencerminkan adanya pemisahan fungsi dalam proses pengadaan yang dapat mendukung efektivitas pengendalian internal. Meskipun demikian, optimalisasi pengendalian masih memerlukan konsistensi dalam pelaksanaan prosedur verifikasi dan dukungan data persediaan yang akurat. Oleh sebab itu, perusahaan juga perlu menjaga kualitas pencatatan persediaan dan meningkatkan koordinasi antarbagian agar keputusan pembelian yang diambil semakin tepat. Secara keseluruhan, proses verifikasi purchase request yang diterapkan telah memberikan kontribusi positif dalam mendukung pengelolaan persediaan bahan baku dan pengendalian penggunaan anggaran perusahaan.

d.Proses Pemesanan kepada Supplier

Bagian purchasing bertanggung jawab melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier berdasarkan purchase request yang telah disetujui oleh finance. Berdasarkan wawancara dengan bagian purchasing “Proses pemesanan kepada supplier dimulai setelah dokumen Purchase Request (PR) disetujui oleh bagian finance. Selanjutnya, mereka memeriksa kembali kebutuhan bahan baku berdasarkan data pada kartu stock dan rekapitulasi spreadsheet untuk memastikan jumlah yang akan dipesan sesuai dengan kondisi persediaan. Setelah itu, mereka menghubungi supplier melalui WhatsApp atau Shopee dengan mengirimkan daftar bahan baku sesuai dokumen PR. Ketika supplier mengonfirmasi ketersediaan barang, harga, dan jadwal pengiriman sebelum pesanan diproses. (Petikan wawancara dengan bagian RD).

Menurut tenaga ahli akademis, "Perencanaan pembelian yang baik harus didukung oleh informasi persediaan yang akurat dan komunikasi yang efektif antarbagian. Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan baku yang dapat mengganggu operasional maupun penumpukan stok yang berpotensi menimbulkan pemborosan biaya." (Petikan wawancara dengan tenaga HE).

Berdasarkan hasil penelitian, proses pemesanan bahan baku pada CV Gemilang Ratabata telah dilakukan secara terstruktur dengan menggunakan Purchase Request (PR) yang telah disetujui oleh bagian finance sebagai dasar pemesanan kepada supplier. Sebelum melakukan pemesanan, bagian purchasing terlebih dahulu memeriksa kebutuhan bahan baku berdasarkan data pada kartu stock dan rekapitulasi spreadsheet untuk memastikan jumlah yang dipesan sesuai dengan kondisi persediaan. Selain itu, adanya koordinasi antara bagian purchasing, finance, dan supplier dalam proses pemesanan menunjukkan bahwa perusahaan telah menerapkan perencanaan pembelian yang didukung oleh informasi persediaan yang akurat. Kondisi tersebut membantu perusahaan menjaga ketersediaan bahan baku sesuai kebutuhan operasional serta mengurangi risiko kekurangan maupun kelebihan persediaan.

e.Penerimaan Barang dari Supplier

Setelah bahan baku dikirim oleh supplier, perusahaan melakukan proses penerimaan dan pemeriksaan barang. Koordinator Lapangan menjelaskan bahwa “Proses penerimaan barang dari supplier yang menyertakan faktur (invoice) atau surat jalan sebagai bukti transaksi. Lalu mereka mencocokkan jenis, jumlah, dan kualitas bahan baku dengan dokumen Purchase Request (PR). Apabila terdapat ketidaksesuaian bagian purchasing akan menghubungi supplier untuk melakukan konfirmasi atau penggantian barang. Jika telah sesuai, bahan baku disimpan di dry stock, sedangkan faktur diserahkan kepada bagian finance untuk dilakukan verifikasi. Setelah dokumen dinyatakan sesuai, bagian finance menyiapkan anggaran pembayaran kepada supplier. Pembayaran tetap dilakukan oleh bagian purchasing menggunakan dana yang diberikan oleh finance sesuai nominal pada faktur. Bukti pembayaran diserahkan lagi kepada bagian finance sebagai dasar pencatatan transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Kemudian, bahan baku yang diterima dicatat pada kartu stock sebagai stock in dan direkap ke dalam spreadsheet untuk memperbarui data persediaan.” (Petikan wawancara dengan ZA).

Tenaga ahli akademis memaparkan, "Secara teoritis, tahap penerimaan barang merupakan salah satu aktivitas pengendalian yang penting dalam sistem pengelolaan persediaan karena menjadi titik awal masuknya barang ke dalam catatan perusahaan. Pada tahap ini, barang yang diterima perlu dicocokkan dengan dokumen pemesanan dan dokumen dari supplier untuk memastikan jumlah, jenis, serta kondisinya telah sesuai. Apabila terdapat ketidaksesuaian yang tidak segera terdeteksi, maka informasi persediaan yang dihasilkan dapat menjadi kurang akurat dan berpotensi memengaruhi proses operasional maupun pengambilan keputusan. Oleh karena itu, pemeriksaan saat penerimaan barang berfungsi sebagai bentuk pengendalian internal untuk mengurangi risiko kesalahan pencatatan, kekurangan barang, maupun penerimaan barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan." (Petikan wawancara dengan tenaga HE).

Berdasarkan hasil penelitian, proses penerimaan bahan baku pada CV Gemilang Ratabata telah dilakukan melalui pemeriksaan kesesuaian jenis, jumlah, dan kualitas bahan baku dengan dokumen Purchase Request (PR) serta faktur (invoice) atau surat jalan dari supplier. Apabila ditemukan ketidaksesuaian, bagian purchasing melakukan konfirmasi kepada supplier sebelum barang diterima. Setelah barang dinyatakan sesuai, bahan baku

disimpan di dry stock, dokumen transaksi diverifikasi oleh bagian finance, dan data persediaan dicatat pada kartu stock serta direkap ke dalam spreadsheet. Rangkaian prosedur tersebut menunjukkan bahwa perusahaan telah menerapkan proses penerimaan barang yang terstruktur dan mendukung efektivitas pengendalian internal, sehingga dapat meminimalkan risiko kesalahan penerimaan maupun pencatatan persediaan.

f.Pencatatan Persediaan ke Kartu Stock dan Spreadsheet

Pencatatan persediaan bahan baku dilakukan sebagai bentuk dokumentasi atas setiap perubahan jumlah stok yang terjadi pada perusahaan. Manager operasional menjelaskan “Proses pencatatan persediaan bahan baku yang dinyatakan sesuai akan mereka simpan di dry stock, setiap penerimaan maupun pengeluaran bahan baku mereka catat ke dalam kartu stock menggunakan sistem in dan out, di mana in digunakan untuk mencatat bahan baku yang masuk, sedangkan out digunakan untuk mencatat bahan baku yang keluar atau digunakan dalam operasional. Selanjutnya, data pada kartu stock direkap ke dalam spreadsheet setiap minggu untuk memudahkan pemantauan stok dan evaluasi penggunaan bahan baku.”(Petikan wawancara dengan AB).

Menurut tenaga ahli akademis, "Pencatatan persediaan yang dilakukan melalui kartu stock dan kemudian direkap ke dalam spreadsheet merupakan praktik yang cukup baik dalam pengelolaan persediaan. Kartu stock dapat digunakan untuk mencatat setiap transaksi keluar dan masuk barang, sedangkan spreadsheet membantu perusahaan dalam melakukan rekapitulasi serta pemantauan data persediaan secara lebih terstruktur. Selain itu, data persediaan juga menjadi salah satu sumber informasi yang digunakan dalam penyusunan laporan keuangan, sehingga setiap transaksi perlu dicatat secara konsisten dan akurat. Dengan demikian, informasi persediaan yang dihasilkan dapat mendukung pengambilan keputusan dan meningkatkan keandalan laporan keuangan perusahaan." (Petikan wawancara dengan HE).

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian manager operasional, keuangan, dan tenaga ahli akademis, dapat disimpulkan bahwa CV Gemilang Ratabata telah menerapkan sistem pencatatan persediaan yang mengombinasikan penggunaan kartu stock dan spreadsheet. Kartu stock digunakan untuk mencatat setiap pergerakan bahan baku secara harian, sedangkan spreadsheet berfungsi sebagai alat rekapitulasi dan pemantauan data persediaan secara lebih terstruktur. Penerapan kedua media tersebut membantu perusahaan dalam menjaga ketertiban pencatatan serta memudahkan proses pengawasan persediaan. Selain mendukung kegiatan operasional, data persediaan yang dihasilkan juga dimanfaatkan dalam penyusunan laporan keuangan, sehingga memiliki peran penting tidak hanya untuk operasional tetapi juga untuk pelaporan perusahaan. Dengan demikian, sistem pencatatan yang diterapkan telah membantu menyediakan informasi persediaan yang lebih akurat, terkontrol, dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

g.Penggunaan dan Pengawasan Persediaan Bahan Baku

Prosedur pemakaian bahan baku dilakukan dalam penggunaan bahan baku sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan perusahaan. Berdasarkan wawancara dengan Manager Operasional "Penggunaan dan pengawasan bahan baku mereka sesuaikan dengan kebutuhan operasional dan produksi harian. Setiap menu sudah memiliki standar atau takaran penggunaan bahan baku yang menjadi pedoman bagian agar hasil produk tetap konsisten dari segi rasa, kualitas, dan porsi, sekaligus untuk menghindari pemborosan. Setiap penggunaan bahan baku sebenarnya dicatat pada kartu stock dan kemudian direkap ke spreadsheet sebagai data persediaan. Namun di kondisi tertentu, seperti ketika operasional sedang ramai, pencatatan mereka tidak selalu dilakukan langsung dan bisa disusul setelah kegiatan berlangsung. Pengawasan penggunaan bahan baku dilakukan melalui pengecekan stok secara berkala, pencocokan data kartu stock dengan spreadsheet, serta pengawasan langsung di lapangan untuk memastikan penggunaan bahan tetap terkendali." (Petikan wawancara dengan AB).

Pihak finance berpendapat bahwa “Rekonsiliasi data persediaan saya lakukan secara berkala dengan menerima hasil stock opname dari seluruh bagian, lalu saya bandingkan dengan data pada kartu stock dan rekapitulasi spreadsheet untuk memastikan kesesuaian antara catatan administrasi dan kondisi fisik persediaan. Jika data telah sesuai, hasil rekonsiliasi digunakan sebagai dasar pencatatan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan. Namun, jika ditemukan selisih, saya akan menelusuri dokumen pendukung, seperti purchase request (PR), faktur pembelian, bukti penerimaan barang, kartu stock, serta data penggunaan bahan baku, kemudian berkoordinasi dengan bagian terkait untuk mengidentifikasi penyebab perbedaan tersebut. Setelah penyebabnya diketahui, dilakukan penyesuaian data persediaan agar informasi yang disajikan dalam laporan keuangan tetap akurat, andal, dan sesuai dengan kondisi fisik.” (Petikan wawancara dengan FM).

Tenaga ahli akademis memaparkan “Pengendalian penggunaan bahan baku tidak hanya ditentukan oleh adanya standar takaran, tetapi juga sangat bergantung pada ketepatan waktu pencatatan serta pengawasan yang dilakukan secara berkelanjutan. Standar pemakaian bahan baku berperan dalam mengendalikan biaya dan menjaga konsistensi produksi, sedangkan rekonsiliasi data dan stock opname digunakan untuk memastikan kesesuaian antara catatan persediaan dan kondisi fisik di lapangan. Dalam kondisi pencatatan yang tidak selalu dilakukan secara langsung, maka diperlukan pengawasan yang lebih ketat agar tidak terjadi selisih persediaan. Dengan adanya pencatatan yang tepat waktu serta rekonsiliasi yang dilakukan secara rutin, perusahaan dapat menjaga keakuratan

informasi persediaan sekaligus meminimalkan risiko kehilangan atau ketidaksesuaian bahan baku.”(Petikan wawancara dengan HE).

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian kitchen, manager operasional, dan keuangan bahwa Pengelolaan penggunaan bahan baku pada CV Gemilang Ratabata telah dilakukan dengan mengacu pada standar pemakaian bahan, disertai kegiatan pengawasan persediaan serta rekonsiliasi data secara berkala. Penerapan tersebut menunjukkan adanya upaya perusahaan dalam mengendalikan penggunaan bahan baku agar tetap sesuai dengan kebutuhan operasional sekaligus menjaga ketepatan data persediaan. Namun, dalam praktiknya masih terdapat kondisi pencatatan yang tidak selalu dilakukan secara langsung karena tingginya aktivitas operasional, sehingga berpotensi menyebabkan keterlambatan pembaruan informasi persediaan apabila tidak segera ditindaklanjuti. Secara keseluruhan, kombinasi antara standar penggunaan, pengawasan, dan rekonsiliasi telah berperan dalam mendukung pengendalian internal persediaan, terutama dalam menjaga keteraturan pemakaian bahan baku serta keakuratan data persediaan perusahaan.

4.Efektivitas Pengendalian Internal Pengelolaan dan Penerapan Persediaan Bahan Baku

Pengendalian yang efektif dan efisien memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena melalui penerapan sistem pengendalian internal, setiap kebijakan serta prosedur yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan secara optimal [29]. Sistem tersebut dirancang untuk menjaga aset perusahaan, menjamin ketepatan serta keandalan informasi akuntansi, meningkatkan efisiensi kegiatan operasional, serta memastikan kepatuhan terhadap aturan dan kebijakan manajemen [30]. Selain itu, semakin besar tingkat kontribusi hasil kerja terhadap pencapaian tujuan yang telah direncanakan, maka semakin tinggi pula efektivitas kinerja suatu perusahaan [31]. Dalam upaya memperbaiki serta memperkuat sistem pengendalian internal, terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan berdasarkan kerangka COSO [32], meliputi:

a.Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponen pengendalian internal yang mencerminkan sikap, kesadaran, dan komitmen manajemen dalam menerapkan sistem pengendalian di perusahaan. Lingkungan pengendalian meliputi struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggung jawab, kebijakan operasional, serta kedisiplinan karyawan dalam menjalankan prosedur yang telah ditetapkan [33]. Lingkungan pengendalian yang baik akan menciptakan budaya kerja yang mendukung tercapainya tujuan perusahaan dan meminimalkan risiko terjadinya kesalahan maupun penyimpangan dalam pengelolaan persediaan. Hasil wawancara dengan Manager Operasional "Pembagian tugas sudah disesuaikan dengan masing-masing bagian. Kitchen dan bar barbertanggung jawab dalam penggunaan dan pencatatan awal bahan baku, koordinator lapangan melakukan pengawasan operasional, purchasing menangani pengadaan bahan, dan finance bertugas dalam pencatatan serta pelaporan keuangan." (Petikan wawancara dengan AB). Lalu, Manager Operasional juga menjelaskan "Setiap bagian sudah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dalam mengelola persediaan. Pencatatanya dilakukan menggunakan kartu stock dan hasilnya akan direkap ke spreadsheet agar lebih mudah dipantau dan dievaluasi." (Petikan wawancara dengan AB).

Tenaga ahli akademisi memaparkan "Dalam pengelolaan persediaan, lingkungan pengendalian dapat dilihat dari bagaimana perusahaan menetapkan tanggung jawab setiap bagian dan memastikan bahwa seluruh prosedur dijalankan secara konsisten. Adanya pembagian tugas yang jelas dapat mengurangi risiko kesalahan maupun penyalahgunaan persediaan. Namun efektivitasnya tetap dipengaruhi oleh kedisiplinan karyawan dan pengawasan yang dilakukan oleh manajemen." (Petikan wawancara dengan tenaga HE).

Berdasarkan hasil wawancara dan pendapat tenaga ahli akademisi, dapat disimpulkan bahwa lingkungan pengendalian pada CV Gemilang Ratabata telah menunjukkan adanya upaya perusahaan dalam membangun sistem pengendalian internal yang memadai. Hal ini terlihat dari adanya pembagian tugas yang jelas antara bagian operasional, purchasing, finance, dan koordinator lapangan dalam pengelolaan persediaan bahan baku. Selain itu, penggunaan kartu stock dan spreadsheet juga menunjukkan adanya prosedur yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan pencatatan dan pengawasan persediaan. Meskipun demikian, sistem yang masih bersifat semi manual menyebabkan efektivitas pengendalian sangat bergantung pada ketelitian dan kedisiplinan karyawan dalam menjalankan prosedur yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, perusahaan perlu meningkatkan pengawasan serta memastikan seluruh bagian melaksanakan pencatatan secara konsisten agar lingkungan pengendalian dapat berjalan lebih optimal dan mendukung efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku.

b.Penilaian Resiko (Risk Assessment)

Penilaian resiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi [34]. Berdasarkan wawancara dengan manager operasional “Karena aktivitas operasional yang cukup padat, terkadang pencatatan penggunaan bahan baku tidak langsung dilakukan pada saat pengambilan barang. Hal tersebut dapat menyebabkan keterlambatan pembaruan data stok, sehingga perlu dilakukan pengecekan dan rekonsiliasi secara berkala agar catatan persediaan tetap sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Selain itu, yang menjadi kekhawatiran terjadinya selisih stok akibat keterlambatan pencatatan atau

tingginya penggunaan bahan baku pada saat operasional sedang ramai. Oleh karena itu, saya melakukan pengecekan stok secara berkala, mencocokkan data pada kartu stock dan spreadsheet, serta melakukan stock opname untuk memastikan data persediaan tetap akurat” (Petikan wawancara dengan AB).

Bagian finance “Risiko yang saya perhatikan dalam pengelolaan persediaan kemungkinan adanya selisih antara data pada kartu stock dan spreadsheet dengan stok fisik di gudang. Kondisi tersebut dapat terjadi apabila ada penggunaan bahan baku yang belum dicatat atau terjadi keterlambatan dalam pembaruan data. Untuk mengurangi risiko itulah saya melakukan rekonsiliasi secara berkala dengan membandingkan data persediaan yang tercatat dengan hasil stock opname agar informasi persediaan yang digunakan dalam operasional maupun penyusunan laporan keuangan tetap akurat.” (Petikan wawancara dengan FM).

Tenaga ahli akademisi memaparkan "Dalam pengelolaan persediaan, perusahaan perlu memperhatikan risiko yang dapat memengaruhi keakuratan data stok, seperti keterlambatan pencatatan, kesalahan penginputan data, maupun ketidaksesuaian antara catatan administrasi dan kondisi fisik persediaan. Risiko tersebut perlu diidentifikasi sejak awal agar perusahaan dapat menentukan langkah pengendalian yang tepat untuk meminimalkan dampaknya terhadap operasional." (Petikan wawancara dengan HE).

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian finance, manager operasional, serta pendapat tenaga ahli akademisi, dapat disimpulkan bahwa CV Gemilang Ratabata telah melakukan penilaian risiko dalam pengelolaan persediaan bahan baku melalui pengecekan stok secara rutin, penggunaan kartu stock dan spreadsheet, serta rekonsiliasi dan stock opname untuk menjaga kesesuaian data persediaan. Bagian finance menekankan adanya risiko selisih antara data pencatatan dan kondisi fisik persediaan akibat keterlambatan pencatatan, sedangkan manager operasional menegaskan pentingnya pengawasan melalui pengecekan dan pencocokan data agar penggunaan bahan baku tetap terkendali. Sementara itu, tenaga ahli akademisi menyatakan bahwa risiko seperti kesalahan pencatatan dan ketidaksesuaian data tetap perlu diantisipasi melalui pengawasan yang konsisten. Secara keseluruhan, langkah-langkah tersebut menunjukkan upaya perusahaan dalam mengendalikan risiko persediaan agar informasi yang dihasilkan tetap akurat dan dapat diandalkan.

c.Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang diterapkan perusahaan untuk memastikan bahwa setiap kegiatan operasional berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan serta mampu meminimalkan risiko yang dapat mengganggu pencapaian tujuan perusahaan [35]. Berdasarkan wawancara dengan Koordinator lapangan "Sistem pengelolaan persediaan bahan baku di sini masih menggunakan pencatatan manual berupa kartu stock dan aplikasi spreadsheet untuk membantu rekap data secara otomatis. Kartu stock digunakan untuk mencatat keluar masuk barang secara langsung, sedangkan spreadsheet digunakan untuk merekap keseluruhan data persediaan selama satu minggu agar lebih rapi dan mudah dipantau." (Petikan wawancara dengan ZA).

Tenaga ahli akademisi memaparkan "Aktivitas pengendalian dalam pengelolaan persediaan bahan baku mencakup berbagai kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa seluruh proses penerimaan, penyimpanan, penggunaan, serta pencatatan persediaan dilakukan secara tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Penggunaan kartu stock salah satu bentuk pengendalian yang berfungsi untuk mencatat setiap mutasi persediaan secara langsung sehingga perusahaan dapat memantau jumlah persediaan yang tersedia. Sementara itu, penggunaan spreadsheet membantu proses rekapitulasi dan pengolahan data persediaan agar lebih sistematis dan mudah diawasi. Selain itu, pencatatan yang dilakukan secara rutin perlu didukung dengan pemeriksaan berkala, pemisahan tugas yang jelas antara pihak yang menggunakan, mencatat, dan mengawasi persediaan, serta dokumentasi yang memadai. Dengan adanya prosedur tersebut, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan pencatatan, kehilangan persediaan, maupun ketidaksesuaian antara catatan dan kondisi fisik bahan baku, sehingga efektivitas pengendalian internal dapat terjaga." (Petikan wawancara dengan tenaga HE).

Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator lapangan dan tenaga ahli akademisi, dapat disimpulkan bahwa CV Gemilang Ratabata telah menerapkan aktivitas pengendalian dalam pengelolaan persediaan bahan baku melalui penggunaan kartu stock dan spreadsheet sebagai alat pencatatan dan pemantauan persediaan. Penerapan kedua media tersebut membantu perusahaan dalam mengawasi pergerakan bahan baku, menjaga ketepatan data persediaan, serta mengurangi risiko kesalahan pencatatan dan selisih persediaan. Dengan demikian, aktivitas pengendalian yang dilakukan telah mendukung pengelolaan persediaan bahan baku agar berjalan lebih terkendali.

d.Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi merupakan peran penting dalam memastikan informasi persediaan dapat disampaikan secara akurat dan tepat waktu sehingga mendukung koordinasi serta efektivitas pengendalian internal perusahaan [36]. Bagian finance mengatakan "Data persediaan yang telah saya direkap digunakan sebagai bahan laporan dan koordinasi dengan bagian operasional maupun purchasing. Dengan adanya informasi tersebut, setiap bagian dapat mengetahui kondisi persediaan dan mengambil tindakan yang diperlukan apabila terjadi kekurangan atau ketidaksesuaian stok." (Petikan wawancara dengan FM).

Tenaga ahli akademis memaparkan, "Informasi dan komunikasi yang efektif merupakan elemen penting dalam pengendalian internal karena memastikan bahwa data persediaan dapat diterima dan dipahami oleh seluruh

pihak yang berkepentingan. Informasi mengenai jumlah persediaan, penggunaan bahan baku, maupun kebutuhan pengadaan harus disampaikan secara tepat waktu dan akurat antarbagian agar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Melalui komunikasi yang baik, koordinasi antara bagian operasional, purchasing, gudang, dan keuangan dapat berjalan lebih efektif sehingga risiko kesalahan, keterlambatan pengadaan, maupun kekurangan persediaan dapat diminimalkan." (Petikan wawancara dengan HE)

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian Finance dan tenaga ahli akademis, dapat disimpulkan bahwa CV Gemilang Ratabata telah menerapkan informasi dan komunikasi dalam pengelolaan persediaan bahan baku melalui penyampaian data persediaan yang digunakan sebagai dasar koordinasi antarbagian. Informasi yang tersedia membantu bagian operasional, purchasing, dan keuangan dalam mengetahui kondisi persediaan serta mengambil tindakan yang diperlukan apabila terjadi kekurangan atau ketidaksesuaian stok. Dengan adanya komunikasi yang berjalan secara tepat waktu dan akurat, koordinasi antarbagian menjadi lebih efektif sehingga mendukung kelancaran pengelolaan persediaan dan pengendalian internal perusahaan.

e.Aktivitas Pemantauan (Monitoring Activities)

Aktivitas pemantauan merupakan upaya yang dilakukan perusahaan untuk menilai efektivitas pengendalian internal, mendeteksi penyimpangan yang terjadi, serta memastikan bahwa pengelolaan persediaan berjalan sesuai prosedur dan menghasilkan informasi yang akurat serta dapat dipercaya [37]. Koordinator lapangan menjelaskan "Pengawasan dilakukan dengan pengecekan stok secara berkala, pencocokan antara kartu stock dan spreadsheet, serta pengawasan langsung di lapangan. Dari hasil pengecekan tersebut bisa mengetahui apakah terdapat perbedaan antara data yang tercatat dengan kondisi persediaan yang sebenarnya. Jika ditemukan selisih, maka akan dilakukan penelusuran kembali terhadap transaksi yang telah terjadi agar penyebabnya dapat diketahui dan segera diperbaiki." (Petikan wawancara dengan ZA).

Menurut tenaga ahli akademis, "Aktivitas pemantauan harus dilakukan secara berkelanjutan melalui pemeriksaan fisik persediaan, evaluasi terhadap hasil pencatatan, dan pengawasan atas kepatuhan karyawan dalam menjalankan prosedur yang telah ditetapkan. Melalui monitoring yang konsisten, perusahaan dapat mendeteksi potensi kesalahan maupun penyimpangan sejak dini sehingga tindakan perbaikan dapat segera dilakukan dan efektivitas pengendalian internal tetap terjaga." (Petikan wawancara dengan HE).

Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator Lapangan dan tenaga ahli akademisi, dapat disimpulkan bahwa CV Gemilang Ratabata telah menerapkan aktivitas pemantauan melalui pengecekan stok secara berkala, pencocokan data antara kartu stock dan spreadsheet, serta pengawasan langsung terhadap kondisi persediaan di lapangan. Kegiatan tersebut dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara data pencatatan dan kondisi fisik persediaan, sekaligus mendeteksi adanya kesalahan atau penyimpangan yang mungkin terjadi. Apabila ditemukan selisih, perusahaan melakukan penelusuran kembali terhadap transaksi yang terkait sebagai langkah perbaikan. Dengan demikian, aktivitas pemantauan yang dilakukan membantu menjaga keakuratan informasi persediaan serta mendukung efektivitas pengendalian internal dalam pengelolaan persediaan bahan baku.