Abstract

General Background: In the digital era, educational institutions increasingly utilize technology to streamline processes and enhance communication. Specific Background: Darussalam Madrasah Ibtidaiyah, located in Keboguyang Village, Jabon sub-district, Sidoarjo district, has implemented a web-based application for managing new student admissions and storing curriculum data. However, the existing application has limitations, such as the inability to process payments and store student grades. Knowledge Gap: Previous studies have not effectively integrated a comprehensive online admission system with features for curriculum management and data accessibility. Aims: This research aims to design a web-based application that facilitates online student registration, improves document organization, and enhances the ease of teaching and learning activities. Results: The application allows for online registration, eliminating the need for paper forms, while providing accessible information about the school and admission results. Teachers can store and share curriculum data efficiently. Novelty: The proposed system uniquely combines student admission processes with curriculum management, addressing gaps identified in previous research. Implications: This application enhances operational efficiency within the school and improves information access for prospective students and their guardians, ultimately contributing to a more effective educational environment. The integration of user-friendly online tools represents a significant advancement in the management of educational institutions, promoting a modern approach to education.

Highlights:

1. Streamlines online student registration and eliminates paper forms.
2. Enhances curriculum data storage and teacher accessibility.
3. Improves communication with prospective parents and guardians.

Keywords: web-based application, student admission, curriculum management, educational technology, Darussalam Madrasah

Introduction

Masa lalu dan masa sekarang adalah proses pembelajaran pada pribadi masing – masing individu untuk memperbaiki diri dengan harapan memperoleh masa depan yang berbeda dari masa lalu yaitu lebih baik[1]. Namun keberhasilan itu walaupun memang bergantung pada seberapa berusaha dalam memperolehnya tetapi jangan dilupakan untuk berserah diri dan memanjatkan doa, karena semua ketentuan bergantung kepada Allah SWT[2].

Ketika mengalami pandemi Corona, pendidikan di Indonesia menjadi terhambat karena factor teknologi kesiapan teknologi dan sumberdaya yang kurang memadahi, sehingga menyebabkan keberagaman dalam proses pembelajaran[3]. Demi menanggulagi hal tersebut telah dirumuskan sebuah kurikulum yaitu kurikulum Merdeka yang aktif dimulai sejak tahun ajar 2022 / 2023[4]. Kurikulum ini mengandung prinsip - prinsip utama yaitu menyandingkan keselarasan antara kemerdekaan dan keberdayaan siswa dalam belajar dan kemerdekaan atau keberdayaan guru sebagai pengajar. Perbedaan sudut pandang ini ditujukan agar lebih memberi ruang kepada tenaga pendidik untuk lebih kreatif dalam memberikan ilmu kepada siswanya tidak terpaku kepada aturan yang tidak sesuai dengan kondisi dimasing masing daerah, namun tetap dengan langkah yang terarah untuk proses pembelajaran yang lebih baik dan bertanggung jawab[5].

Dalam melakukan semua kegiatan dan aktifitas diatas perlu dilakukan perekaman atau dokumentasi kegiatan, baik secara tertulis maupun visual[6]. Dokumen tertulis seperti halnya pencatatan tabel jadwal atau surat menyurat atau pengumuman, dan dokumen visual seperti halnya gambar foto atau video kegiatan[7]. Kesemuanya harus tertata rapi dan terdokumentasi dalam bentuk penyimpanan dokumen asli (tertulis) juga dokumen elektronik / digital, sehingga sebagai penyokong atau Cadangan bila terdapat kerusakan pada dokumen asli, serta dokumen digital memiliki kelebihan yaitu semua pihak yang berkepentingan dapat mengakses data tersebut dengan mudah dan cepat[8]. Madrasah Ibtidaiyah Swasta Darussalam yang berlokasi di Desa Keboguyang, kecamatan Jabon, kabupaten Sidoarjo adalah lembaga pendidikan yang dimulai sejak tahun 1990[9]. Ada banyak prestasi yang dihasilkan oleh sekolah, dan hal tersebut perlu disampaikan kepada Masyarakat, khususnya orang tua calon siswa, dengan harapan adanya informasi tersebut membuat orangtua siswa mau menyekolahkan anaknya di MI Darussalam Jabon[10]. Saat untuk menyimpan data pendidikan masih melakukan kegiatan pengumpulan data menggunakan catatan tertulis dan menyimpan data dalam bentuk excel sederhana di komputer. Oleh karena ini dalam mencari dokumen terdahulu masih terdapat kekurangan yaitu pencarian yang memerlukan waktu dan ada kemungkinan data tersebut hilang[11]. Termasuk dalam melakukan pendataan siswa terutama pada penerimaan siswa baru, sekolah masih mengunakan cara biasa yaitu melakukan pengambilan dan pengumpulan formulir secara manual oleh orang tua dari siswa ke sekolah[12].

Penelitian ini juga mempertimbangkan penelitian terdahulu yang dilakukan pada proses penerimaan siswa baru berbasis website di sd ichtus Jakarta[13]. Sistem yang dibangun menggunakan tampilan berbentuk website, berfungsi untuk memudahkan admin dalam mengolah data penerimaan siswa dengan demikian proses pembayaran dan verifikasi pendaftaran menjadi lebih cepat. Pengadaan kertas untuk formulir dan pengisian manual bagi para calon siswa dapat dikurangi sebagai bentuk hemat penggunakan material dari alam dengan pendaftaran yang dilakukan secara online. Untuk pembuatan laporan menjadi lebih akurat, tepat dan cepat untuk disusun dengan data yang sudah tersedia dan system yang sudah tertata.

Begitu juga pada penelitian yang membangun aplikasi penerimaan siswa baru di SMK Muhammadiyah 2 Mertoyudan[14]. Pengguna admin sekolah dan calon peserta didik sangat agus sekali yaitu sekitar delapan puluh lima persen menerima dengan baik, sehingga aplikasi ini layak digunakan. Berbagai fitur yang disediakan juga melengkapi kebutuhan dari pengguna dalam menyampaikan informasi dan melihat informasi dari sekolah, sehingga juga membantu dalam proses penerimaan. Sedangkan untuk hak akses semua pengguna mendapat ketentuan sesuai dengan yang diatur dalam system yang sudah dibentuk.

Untuk memahami kurikulum Merdeka mempertimbangkan pada dimulai dari perencanaan , analisa, penyusunan, dan penetapan pembelajaran pada siswa sesuai dengan kelasnya[15]. Berbagai media dilakukan untuk menerapkan system kurikulum merdeka seperti penyampaian dengan verbal, melihat video, mendengarkan audio atau dengan tanya jawab dengan siswa. Sedangkan dalam hal penlilaian siswa dapat dilakukan secara bertahap maupun dengan berkelompok dari semua data nilai. Dari hasil pelaksanaan tersebut membuat prestasi belajar dari siswa dan keikutsertaan siswa dalam pembelajaran menjadi meningkat, kegiatan interaksi anatara siswa dan guru menjadi lebih terbangun, dan keterampilan siswa dalam berpikir kritis juga menjadi lebih baik.

Pada penelitian yang lain sistem belajar dikampus juga menerapkan metode Merdeka Belajar sehingga seluruh tampilan dan fungsi dari sistem telah dilakukan pengujian dan mendapatkan hasil yang baik, pengujian dengan metode black box[16]. Dalam proses mnyebaran informasi dilakukan kepada seluruh mahasiswa, sehingga dapan mengurangi kesalalan dalam pelaksanaan pengunggahan dokumen yang dilakukan oleh mahasiswayang berasal dari luar bidang studi ketika melakukan konversi Satuan Kredit Semester. Perancangan aplikasi dimulai dengan tahapan analisi kebutuhan system, perancangan system penyusunan / pengkodean aplikasi dan tahapan pengujian system aplikasi, atau biasa disebut dengan metode waterfall. Pengolahan data terkait program MBKM di PNJ menjadi terbantu dengan integrasi system akademik, sehingga proses menjadi lebih efisien dan bermanfaat bagi staf dan pengajar.

Dari latar belakang yang disampikan dan beberapa pertimbangan penelitian diatas penulis melakukan kolaborasi antara perancangan sistem penerimaan siswa baru dan penyimpanan data pelaksanaan kurikulum merdeka dapat diakomodir oleh penulis dan menjadikannya satu penelitian yang melengkapi penelitian diatas, sehingga dapat membatu sekolah lebih baik dan membantu calon wali murid dalam mendapatkan informasi tentang sekolah. Oleh karena itu penulis melakukan penelian ilmiah dengan judul “Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Dan Dokumentasi Kurikulum Merdeka Studi Kasus Di Madrasah Ibtidaiyah Darussalam Keboguyang Jabon”. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan proses dokumentasi dari kegiatan belajar mengajar disekolah disimpan di sebuah database terpusat sehingga setiap guru dan karyawan dapat membuka dengan cepat dan mudah. Begitu pula proses penerimaan mahasiswa baru, pengambilan dan pengumpulan serta informasi tentang pendaftaran dapat dilihat dengan mudah oleh pihak sekolah ataupun masyarakat umum.

Methods

Dalam penelitian ini perancangan aplikasi website digunakan untuk user dan penyampaian informasi sekolah, melayani pendaftaran dan menyimpan data kurikulum, oleh karena itu ada beberapa hal yang diperlukan, di antara nya adalah sumber data yang digunakan baik berupa narasi, gambar, maupun ucapan dari berbagai tempat, perangkat kerja digunakan untuk merancang program adalah Bahasa pemrograman website, dan tampilan website digunakan oleh user yang digunakan secara online dan dapat digunakan oleh admin dalam offline.

Dari beberapa penelitian sebelumnya penulis melakukan kolaborasi antara perancangan sistem penerimaan siswa baru dan penyimpanan data pelaksanaan kurikulum merdeka dapat diakomodir oleh penulis dan menjadikannya satu penelitian yang melengkapi penelitian diatas, sehingga dapat membatu sekolah lebih baik dan membantu calon wali murid dalam mendapatkan informasi tentang sekolah.

Result and Discussion

A. Perancangan Sistem

1. Flowchart

Figure 1.Flowchart User

Gambar flowchart di atas menjelaskan tentang proses memasuki aplikasi yaitu, pengguna harus melalui proses Login terlebih dahulu, terdapat percabangan yaitu jika berhasil login, maka ada pengguna akan masuk ke halaman berikutnya sesuai dengan hak akses dari pengguna. Jika pengguna adalah admin maka masuk ke halaman admin, atau jika tidak dan termasuk hak akses guru, maka akan masuk ke dalam halaman guru, namun jika bukan guru atau admin maka masuk ke dalam halaman walimurid.

Figure 2.Admin Edit

Gambar flowchart 3.2 adalah halaman admin yang berfungsi untuk melakukan penambahan atau perubahan data pada berbagai menu di halaman admin. Halaman ini dimulai dengan menampilkan proses halaman admin sesuai autentikasi admin saat login, kemudian admin dapat melakukan perubahan pada masing – masing halaman menu seperti halaman data user maupun halaman artikel.

Figure 3.Guru Edit

Gambar flowchart 3.3 di atas menjelaskan halaman guru yang berfungsi untuk melakukan tambah atau edit data kurikulum. Halaman dimulai dengan halaman guru setelah melalui proses login dengan akses guru. Kemudian user dengan akses guru dapat melakukan perubahan pada menu kurikulum atau juga menu jadwal dan prosen edit selesai.

Figure 4.Walimurid

Gambar flowchart 3.4 di atas menjelaskan halaman walimurid yang berfungsi untuk melakukan pendaftaran siswa yang dilakukan oleh walimurid. Halaman ini dimulai dengan login menggunakan akses walimurid dan tampil halaman walimurid, kemudian user dengan akses walimurid dapat melakukan proses pendaftaran siswa dengan mengisi formulir pendaftaran dan mengunggah berbagai data yang diperlukan seperti foto dan salinan ijasah calon siswa. Setelah itu wali murid akan melewati proses seleksi yang dilakukan oleh admin dan guru dari system sekolah, proses menunggu informasi akan selesai dan menampilkan hasil seleksi dan informasi berikutnya tentang pendaftaran sekolah, dan proses flowchart selesai.

2. Data Flow Diagram

Figure 5.Diagram Kontekd

Gambar diagram konteks diatas terlihat ada tiga variable yaitu Guru , Wali murid, dan Admin, dengan satu proses yaitu Sistem Kurikulum dan Pendaftaran. Admin mampu melakukan melihat semua data yang ada di database dan mampu melakukan penambahan, perubahan, penghapusan data. Guru dapat melakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data kurikulum. Untuk walimurid dapat melihat data info pendaftaran dan menambah data pendaftaran.

Figure 6.DFD Level 1

Gambar Diagram Alir level 1 diatas terlihat ada empat proses yaitu proses edit user, proses login, proses kurikulum, dan proses pendaftaran. Dan dengan menggunakan tiga variable yaitu admin, guru dan walimurid. Semua user dapat dikelolah oleh admin dan disimpan di dalam database user. Semua user masuk keproses login dengan mengambil data dari dabatase user. Proses kurikulum hanya dapat diaksaes oleh guru dan dimpan didalam dabase kurikulum. Dan walimurid dapat menggunakan proses pendaftaran dan masuk ke database daftar.

3. Struktur Tabel

Tabel pendaftaran sebagai tempat menyimpan data pendaftar.

4. Perancangan Antarmuka

Figure 7.Perancangan antar muka

Perancangan antar muka di atas dimulai dengan halaman desktop yang dapat memilih juga untuk membuka halaman profil sekolah, halaman pendaftaran, maupun halaman login. Setelah halaman login user dapat membuka halaman sesuai dengan hak akses masing – masing yaitu admin, guru atau walimurid.

B. Implementasi

Penyusunan halaman website dapat dibuka dengan perambah yang pada umumnya menggunakan Mozila Firefox atau Google Chrome. Beberapa halaman yang ditampilkan adalah sebagai berikut.

1. Halaman Dekstop Website

Halam dekstop menampilkan Profil sekolah dan beberapa informasi termasuk artikel yang diposting oleh sekolah mengenai kegiatan sekolah maupun pendaftaran siswa baru. Halaman ini bagian atas terdapat navbar untuk ke tampilan bawah tentang pendaftaran atau login seperti pada gambar 4.1.

Figure 8.Tampilan dekstop atas

Figure 9.Dekstop Bawah

Sedangkan dekstop bagian bawah memperlihatkan tampilan tombol untuk LOGIN kedalam aplikasi dan juga ada tombol untuk melakukan pendaftaran sebagai pengguna atau wali murid. Selain itu website juga menyediakan tombol yang akan membuka lokasi sekolah melalui peta Google, tombol tersebut berada dibawah keterangan nama Yayasan dan Alamat Yayasan Darussalam.

2. Pendaftaran Diri

Untuk mendaftarkan diri bagi wali murid dapat menekan tombol daftar kemudian mengisi formulir pendaftaran akun user pada aplikasi website. Satu akun user dapat mendaftarkan beberapa calon siswa kesekolah. Hal ini bertujuan agar memudahkan bagi wali siswa yang tidak memiliki alat untuk membuka aplikasi, namun harus dengan kelengkapan pendaftaran. Akun login menggunakan nomor HP sehingga nomor HP yang sudah terdaftar dalam akun tidak dapat dibuatkan akun lagi. Sedangkan akun guru dibuatk oleh admin tidak perlu menggunakan pendaftaran seperti akun wali murid.

Figure 10.Formulir Pendaftaran akun

3. Halaman Profil

Setelah berhasil Login atau berhasil mendaftar makan user akan membuka halaman Profil. Halaman profil berguna bagi user untuk memastikan data dari masing – masing user.

Figure 11.Halaman Profil

Pada tampilan diatas terdapat form yang digunakan untuk merubah nama dan email dari user, sedangkan untuk mengganti nomor HP yang digunakan untuk login user harus melaporkannya kepada admin.

4. Halaman Pendaftaran

Pada halaman admin user wali siswa terdapat juga halaman pendaftaran dengan menekan tombol pendaftaran pada sisi samping kiri.

Figure 12.List pendaftaran

Gambar 4.5 menunjukkan tabel yang berisikan data siswa yang didaftarkan oleh user wali siswa. Tabel tersebut berisi nama, NIK, dan status pendaftaran. Untuk melihat isi lengkap dari pendaftaran dapat dilakukan dengan menekan gambar pencil.

Figure 13.Detail Pendaftaran

Halaman 4.6 memperlihatkan formulir pendaftaran yang harus diisi oleh wali murid, semua data wajib diisi, jika tidak diisi maka formulir tidak dapat dikirim atau dilanjutkan. Setelah dilakukan penngiriman formulir maka wali murid akan menunggu informasi di halaman list pendaftaran (gambar 4.1). User wali murid juga dapat merubah data yang telah di masukkan atau dapat menghapus data tersebut sebelum data tersebut diterima oleh admin. Sehingga admin juga dapat membuka halaman pendaftaran dah bertugas untuk menvalidasi dan merubah status pendaftaran. Perubahan tersebut akan diinformasikan kepada wali murid melalui tampilan website.

5. Halaman Kurikulum

Untuk akses dengan user guru sama halnya dengan akses akun yang lain, setelah berhasil login maka akan tampil halaman profil. Menu bagi akun guru disebelah kiri setalah tombol profil terdapat tombol kurikulum.

Figure 14.List Kurikulum

Dalam list kurikulum pada gamabr 4.7 berisi data tabel kelas, pelajaran, fase, guru. Untuk menambahkan list user dapat menekan tombol TAMBAH BARU. Sedangkan untuk membuka detail kurikulum dapat dengan menekan tombol pencarian

Figure 15.Detail Kurikulum

Gambar 4.8 menunjukkan tampilan isian kurikulum dengan 7 kolom berisikan detail dari kurikulum yang dapat diisi oleh guru, dibagian atas terdapat keterangan kelas, mata pelajaran dan fase.

6. Data User

Akun admin dapat membuka halaman profil dan halaman pendaftaran untuk melakukan validasi data dan merubah status pendaftaran. Selain itu Admin juga dapat membuka halaman user seperti dibawah ini.

Figure 16.Halaman User

Halaman user digunakan admin untuk menambahkan, menghapus, dan merubah data pengguna yang dapat menggunakan aplikasi.

7. Data Info dan Artikel

Untuk menyampikan berbagi informasi kepada masyarakat termasuk siswa da[at dilakukan dengan menulis blog artikel. Artikel dapat dimuat oleh admin saja pasa aplikasi ini.

Figure 17.Halaman Artikel

4.3 Implementasi Database

Database disusun dengan menggunakan perngkat lunak Xampp dengan tampilan database dibawah ini.

Figure 18.Xampp

C. Pengujian Implementasi

Conclusion

Setelah terselesaikannya penyusunan aplikasi dan laporan ini. Melihat dari latar belakang yang telah disampaikan diawal, , maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi dapat digunakan untuk melayani penerimaan siswa baru secara online. Formulir pendaftaran tidak lagi menggunakan kertas tetapi dengan mengisi formulir secara online. Informsi tentang sekolah dan hasil seleksi pendaftaran juga dapat dilihat didalam aplikasi website. Guru dapat menyimpan data kurikulum di aplikasi dan dapat dibagi ke semua guru di sekolah.

References

1. D. Darmadi, Guru Abad 21 ‘Perilaku dan Pesona Pribadi’, 1st ed. Bogor: Guepedia, 2018.
2. M. A. AlFar, Berdamai Dengan Takdir: Pintar dan Benar Memahami Setiap Ketentuan Tuhan, 1st ed. Jakarta: Zaman, 2011.
3. A. Fajriya, et al., Pembelajaran Online di Tengah Pandemi Covid-19: Tantangan yang Mendewasakan, 1st ed. Yogyakarta: UAD Press, 2021.
4. H. A. R. Afendi, Konstruktifitas Pendidikan Islam Merespon Perkembangan Zaman: Information Digital Approach, 1st ed. Palembang: Bening Media Publishing, 2022.
5. H. Ainissyifa, Manajemen Pendidikan Dalam Kurikulum Merdeka Di Madrasah, 1st ed. Jember: Cahaya Smart Nusantara, 2024.
6. A. Nurfaizin, et al., Masyarakat Berdaya Menuju Era New Normal: Adaptasi Kebiasaan Baru (AKB), 1st ed. Bandung: LP2M UIN Sunan Gunung Djati, 2021.
7. N. J. Simanjuntak, S. Suryadi, and G. J. Silaen, "Sistem Pengarsipan Surat Bagian Organisasi dan Tatalaksana Pada Kantor Bupati Labuhanbatu Berbasis Web," J. Informatika, vol. 5, pp. 26–36, Oct. 2019.
8. Ohs Consultant, Dokumen dan Rekaman Wajib Dalam ISO: Kepatuhan dan Implementasi, 1st ed. Bekasi: Ohs Consultant, 2024.
9. M. Ilyas, "Daftar MI Swasta di Kec. Jabon Kab. Sidoarjo Jawa Timur Tahun 2024," Aug. 2024. [Online]. Available: https://daftarsekolah.net/sekolah/mi/swasta/jawa-timur/kab-sidoarjo/jabon/keboguyang.
10. Khairunnisa, et al., Buku Ajar Logika & Algoritma, 1st ed. Jambi: PT. Sonpedia Publishing Indonesia, 2023.
11. H. Talib, Panduan Praktis Menguasai Komputer, 1st ed. Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2010.
12. T. Sutabri, Konsep Sistem Informasi, 1st ed. Yogyakarta: Andi, 2012.
13. J. W. Situngkir, "Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Website di Sekolah Dasar Ichtus Jakarta," J. Ilmiah Universitas Nusa Mandiri, vol. 6, no. 2, pp. 25–32, Jul. 2020.
14. A. Suparto, "Purwarupa Penerimaan Peserta Didik Baru Online Menggunakan Metode Responsive Web Design (Studi Kasus SMK Muhammadiyah 2 Mertoyudan)," Sep. 2020. [Online]. Available: http://eprintslib.ummgl.ac.id/1522/.
15. A. I. Dwi, "Implementasi Kurikulum Merdeka Dalam Meningkatkan Mutu Pembelajaran Fiqih Di MAN 1 Nganjuk," Jul. 2023. [Online]. Available: http://etheses.uin-malang.ac.id/52038/.
16. K. A. D. Darmawan, "Rancang Bangun Sistem Informasi Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM) Berbasis Website Politeknik Negeri Jakarta," Aug. 2023. [Online]. Available: https://repository.pnj.ac.id/id/eprint/14064/.
17. Z. Amsyah, Manajemen Kearsipan, 1st ed. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2005.
18. M. Djunaidi, A. K. Alghofari, and D. A. Rahayu, "Penilaian Kualitas Jasa Pelayanan Lembaga Bimbingan Belajar Primagama Berdasarkan Preferensi Konsumen," J. Ilmiah Teknik Industri, vol. 5, pp. 25–32, Aug. 2006.
19. M. Iqbal, 5 Jam Belajar PHP MYSQL Dengan Dreamweaver CS3, 1st ed. Yogyakarta: Deepublish, 2024.
20. Cakalisyd6424, "Profil Sekolah MI Darussalam Keboguyang - Jabon (2019)," [Video online]. Available: https://youtu.be/YMbYBBpNu_c.
21. T. S. Ramadhani, S. Suryadi, and D. Irmayani, "Sistem Informasi Stok Gudang Pada Platinum Hotel Berbasis Web," J. Informatika, vol. 6, pp. 35–40, Oct. 2019.
22. A. Admila, Menjadi Guru Kreatif: Praktik-Praktik Pembelajaran di Sekolah Inklusif, 1st ed. Yogyakarta: PT KANISUS, 2018.
23. R. H. Sianipar, jQuery & Ajax untuk Web Designer, 1st ed. Yogyakarta: Andi, 2016.